3 x een persoonlijke inkijk in een crisisaanpak

Droogte

Kiki: “Ieder jaar houden Rijkswaterstaat, waterschappen, drinkwaterbedrijven, provincies en betrokken ministeries de droogte vanaf maart in de gaten. Dat is ook het moment waarop wij de banden met de waterpartners intensiveren. Vanaf dan is er met hen elke maand een communicatieoverleg om elkaar te informeren over de dingen die spelen op het gebied van droogte. Midden in die periode, op 20 juni 2022, kwam ik in dienst. Toen werd nog gezegd: ‘je hebt geluk, het ziet er goed uit’. Maar er was al gauw sprake van niveau één, een dreigend watertekort. Niet snel daarna kondigden we niveau twee aan, een feitelijk watertekort. Met de wetenschap dat er nog een zonnige tijd aankwam, met nog grotere droogte tot gevolg. Vanaf dat moment ging het Managementteam Watertekorten over de verdeling van water in Nederland. Voor mij betekende dit dat er binnen de Directie Communicatie van IenW een Rapid Action Team startte. Met onder anderen een crisiscoördinator, woordvoerders en communicatieadviseurs, zowel van onze minister als van Rijkswaterstaat. Daarmee gingen we fulltime met de droogte aan de slag.”

Niet opnieuw het wiel uitvinden

“Voor communicatie lag er al een draaiboek; in 2018 was er ook opgeschaald naar niveau twee. Dit was goed geëvalueerd, dus die lessen konden we nu meenemen in de communicatie. Met de groep waterpartners waarmee we al maandelijks spraken, stemden we, na de opschaling naar niveau twee, wekelijks af. En via een WhatsApp-groep deelden we mediaverzoeken, nieuwsberichten en andere relevante berichten. Deze toch wel informele manier van elkaar informeren en afstemmen werkte goed. Binnen de waterwereld wordt sowieso geweldig samengewerkt. Dit geldt ook voor de communicatieafdelingen: iedereen helpt elkaar en houdt elkaar vanuit zijn eigen rol op de hoogte.”

De sfeer in het land

“De eerste periode van de opschaling was redelijk intensief. Er werden veel maatregelen genomen en de droogte kreeg landelijk veel aandacht met beelden van lage rivierstanden en verdroogde natuur. Bovendien ondervonden sectoren zoals de scheepvaart en de landbouw veel hinder. Regionaal waren er grote verschillen, maar het water stroomde zoals altijd schoon en zonder problemen uit de kraan. Dit maakte de communicatieboodschap soms ingewikkeld. Daarnaast was de droogte een wereldwijd probleem. De beelden van Amerika waar Lake Mead nagenoeg droog lag en de berichten uit Frankrijk waar meer dan honderd gemeenten zonder drinkwater zaten, maakten indruk. En internationaal vroeg de pers zich af hoe een waterland als Nederland een watertekort kon hebben.”

Verdieping en verbondenheid

“Werken in een crisismodus was nieuw voor mij. Net als het feit dat ander werk minder belangrijk wordt en je daarvan even afgezonderd raakt. Ik vond het erg leuk. Ik kon me helemaal verdiepen in een onderwerp en heb veel mensen leren kennen. Door de druk waaronder je werkt, voel je verbondenheid met collega’s en partners; iedereen informeert elkaar goed, staat voor je klaar en maakt tijd voor je. Ik noemde het weleens gekscherend mijn inwerkprogramma. Hoewel ik sowieso geen 9-tot-5-werker ben, vroeg het thuisfront zich wel af of die crisismodus standaard was in mijn nieuwe baan. Ik kreeg na een paar weken de vraag ‘moet ik voortaan altijd koken?’, haha.”

Tijd voor andere onderwerpen

“Zodra de eerste regendruppels weer vallen en het gras weer groener wordt, verdwijnt het gevoel van urgentie in de maatschappij. Daardoor merk je dat – ondanks dat het probleem nog steeds aanwezig was – het momentum na zo’n lange periode met aandacht voor de droogte voorbij is. Eind september zijn we afgeschaald. Op zo’n moment is het ook weer fijn om je te kunnen richten op langetermijnonderwerpen, maar ik vond het zeker een leuke en leerzame periode.”

Asiel- en migratiecrisis

Carin: “Op de dag dat de oorlog in Oekraïne uitbrak, vond bij de veiligheidsregio Hollands-Midden ook het laatste ROT Corona plaats. De crisisfase was voor de veiligheidsregio daarmee ten einde en het team dacht eindelijk weer het reguliere werk op te pakken. Terug naar normaal, zo voelde het. Maar in plaats daarvan startte op diezelfde dag het eerste ROT rondom de vluchtelingenstroom. Niks tot rust komen na een hectische tijd, maar direct terug – of eigenlijk blijven – in de crisismodus.”

Pionieren als niets normaal is

“Om ervoor te zorgen dat sommige collega’s ook het normale werk weer konden oppakken, werd ik gevraagd om in te springen. Ik zat op dat moment in de afrondende fase van mijn coronaklus bij de GGD en omdat ik op dat moment harder nodig leek bij de veiligheidsregio, maakte ik een paar dagen na die bewuste 24 februari de overstap. Het team crisiscommunicatie van de veiligheidsregio was moe van het harde werken tijdens coronatijd en moest nodig het werk oppakken dat tijdens corona was blijven liggen, maar ik voelde me juist voldoende opgeladen. Daarbij is crisiscommunicatie mijn specialisme, waar mijn hart ligt. Ik houd van die snelheid, van pionieren als even niets normaal is. Van onder hoge druk verbindingen leggen en zaken helder communiceren. En van de mismatch tussen de binnen- en buitenwereld opheffen.”

Spin in het web

“Toen de vluchtelingenstroom op gang kwam, wisten we: dit wordt een langetermijnverhaal. Dan is het belangrijk dat je de communicatiestrategie goed optuigt. En je goed de samenwerking opzoekt met alle betrokken partners. We waren echt een spin in het web tussen het Rijk en gemeenten. Alle praktische zaken regelden we meteen: bepalen wie aansluit bij welk overleg, zorgen dat er voor de langere termijn omgevingsanalyses werden gemaakt, vergaderingen bijwonen, contact leggen met gemeenten. Voor hen wilden we bijvoorbeeld snel starten met een toolkit waar zij uit konden putten. Daarvoor maakten we snel de verdeling ‘wie pakt wat op’?”

Lichtpuntje in een donkere periode

“Na twee maanden stond de communicatiestrategie wel. Het is nu verder vooral aan de gemeenten om de communicatie rondom de opvanglocaties voor vluchtelingen uit Oekraïne op te pakken. Terugkijkend vond ik het werk tijdens deze crisis heel interessant. Al ging het je soms ook niet in de koude kleren zitten. Zo publiceerde Omroep West eens een interview met twee oud-medewerkers en bewoners van een opvanglocatie, die niet blij waren met de aanpak. De vluchtelingen in de crisisnoodopvang waren voor gezinshereniging naar Nederland gekomen. Eenmaal hier was er nog geen huis en konden ze niet herenigd worden met hun partner. In plaats daarvan kwamen ze terecht in een sporthal met 150 anderen.”

“Op zo’n moment begrijp ik die frustratie heel goed en raakt die me. Aan de andere kant is het ook juist fijn om iets te kunnen betekenen. Er gingen – en gaan helaas nog steeds – zo veel mensenlevens door een donkere periode. Met hun geliefden of gezin nog in het buitenland. Dan is het mooi om een klein lichtpuntje te geven en mee te werken aan een warm welkom.”

Energiecrisis

Carolien: “Toen eind 2021 de energieprijzen stegen, was het aan ons ministerie om hierover te communiceren. Een paar maanden later bracht de oorlog in Oekraïne alles in een stroomversnelling. Gas, elektriciteit, olie, gevolgen van de sancties; er gebeurde – en gebeurt – zo veel op ons terrein. Ook als iemand zegt ‘draai de gaskraan in Groningen maar meer open’ zijn wij aan zet als departement. Dat alles in zo’n crisis bij elkaar komt, maakt het werk interessant maar ook knap ingewikkeld. Communicatie staat bij ons daardoor 7 dagen per week aan. Wij staan altijd in de startblokken.”

Duidelijke doorlooptijden

“In een actieteam zijn we volle bak aan de slag gegaan. Binnen een paar dagen moest er een communicatiestrategie liggen. Met aandachtspunten, communicatiedoelen, kernboodschappen. Voor de strategie gebruiken we altijd een vaste structuur, dat werkt prettig. En we doen het altijd samen, met alle communicatiedisciplines, zoals de communicatieadviseurs, woordvoerders en online redacteuren. Ook brengen we alvast in kaart wat de doorlooptijd van de inzet van verschillende middelen is, oftewel ‘als we snel handelen, hoeveel tijd kost het opzetten daarvan dan?’. 

Verzamelen, schakelen en afstemmen 

“Begin 2022 ben ik als crisisbeleidsadviseur in het actieteam gaan meedraaien in de rol van secretaris en in de rol van communicatieadviseur. Mijn rol als crisisbeleidsadviseur: verbinden, coördineren en zorgen dat er gestructureerd gewerkt wordt, ook met de WOO in het achterhoofd. Verder is het vooral met elkaar kijken, tikken, doen. Je bent non-stop aan het schakelen en continu aan het afstemmen. Zo hebben we de campagne Zet Ook De Knop Om (ZODKO, red.) in een aantal weken uit de grond gestampt. Er is overigens ook regelmatig een communicatieaanpak opgesteld die uiteindelijk niet hoefde te worden gebruikt. Toch is het prettig dat je ze hebt liggen; je moet op alles voorbereid zijn.”

Spanning uit de handen

“Regelmatig werkten we tot in de avond door. Op die momenten is het traditie geworden om met z’n allen op kantoor te eten. Daarnaast kook en bak ik graag. Alle spanning gaat er via mijn handen uit, dus ik bracht ook regelmatig iets lekkers mee. Net zoals een paar andere collega’s overigens. En hebben we iets moois neergezet, zoals de ZODKO-campagne, dan beloont het MT dat met een lekkere lunch.”

Onderdeel van een schakelketen

“Je kunt dit werk niet doen zonder veerkracht en energie. Tegelijkertijd is dat ook je valkuil. We weten allemaal hoe het is om overuren te draaien. Ook als je snel moet schakelen, is het belangrijk dat je je gevoel kunt uiten. Net als wanneer je even chagrijnig bent. Dat moet je snappen. Is die sfeer er niet, dan werkt het niet.”

“Daarbij is het belangrijk dat je op elkaar let. En dat je eerlijk bent naar jezelf toe. Je zit in een schakelketen. Merk je dat jouw schakel het even niet doet, geef dat dan aan. Dat is collegiaal, maar tegelijkertijd ook iets dat je moet durven. Bovendien is de kans dat je fouten maakt tijdens een crisis groter. Ook dat moet je met elkaar erkennen. We kunnen alleen ons best doen. Daarom vind ik tussentijdse evaluatie zo belangrijk, ook als het gaat om de manier van samenwerken. En laten we vooral niet de collega’s vergeten die het reguliere werk overnemen van de collega’s die worden ingezet in de crisis. Ook dat doe je samen.”