Veiligheidsoperatie van de eeuw: begrafenis Queen Elizabeth

Omhuld met de Schotse geel-rode vlag ligt de scepter en kroon op de kist van koningin Elizabeth II. Tientallen doedelzakspelers zetten de optocht in richting Westminster Abbey. Waar de kerkklokken elke 96e minuut luiden, ter ere van de 96 levensjaren van de koningin.

Tijdens het laatste eerbetoon aan de queen staan ondertussen meer dan 10.000 agenten en 8000 stewards op straat in Londen. Scherpschutters liggen op de daken van de hoofdstad om de veiligheid van alle bezoekers te kunnen waarborgen. Met name die van de vele hoogwaardigheidsbekleders van over de hele wereld. In de media werd de uitvaart dan ook ‘een zotte droom voor Poetin’ genoemd.

“Naast de realiteit van een eventuele aanslag waren er veel meer uitdagingen rondom de uitvaart”, vertelt Alex Aiken. “Als eerste was dat de onvoorspelbaarheid van menselijk gedrag, waarbij je rekening houdt met elk scenario. De dood heeft immers een grote invloed op mensen. Ten tweede wilden we alle inwoners van het Verenigd Koninkrijk, en royals, staatshoofden en ministers in staat stellen om uiting te kunnen geven aan hun rouw en verdriet rondom het overlijden van hun koningin. Al met al een hele grote, gecompliceerde logistieke operatie.”

Communiceren met miljoenen

Maar hoe communiceer je daarover met ruim 53 miljoen inwoners die Engeland rijk is? In ieder geval met 200 (!) communicatiemedewerkers, die jarenlang zijn klaargestoomd om deze operatie succesvol uit te kunnen voeren. “In 11 dagen hebben deze communicatiemedewerkers, in shifts van zo’n 50 medewerkers, zich ontpopt tot liaisons in de marketing, media, en journalistiek. Met als doel: het correct communiceren met de inwoners van het Verenigd Koninkrijk. Zodat ze wisten waar ze aan toe waren rondom de uitvaart; waar ze wanneer aanwezig mochten zijn en hoe ze mee konden kijken tijdens het afscheid. Het ging goed doordat we continue onze gezamenlijke doelstellingen voor ogen hielden. Maar het was wél een pittige communicatie-operatie.” 

Ondertussen waren er zorgen rondom de weersomstandigheden, en de actualiteiten die wereldwijd speelden. “We hielden rekening met alle scenario’s waarop we geen invloed hadden. Stel dat de koningin was overleden tijdens het WK voetbal; dan hadden we hele andere middelen moeten inzetten om te communiceren over de uitvaart. Daarnaast hielden we rekening met de mogelijkheid van extreme weersomstandigheden. Als het extreem koud was geweest, of veel had geregend, hadden we daar ook maatregelen voor moeten treffen.” Ook zijn we uitgedaagd door de culturele verschillen. We hebben ons uiterste best gedaan om alle gebruiken te respecteren. 

Global village

Let wel; de draaiboeken, plannen en scenario’s rondom de uitvaart van de monarch liggen zo’n 20 jaar ‘op de plank’, vertelt Aiken. “Toch lag ons nog veel werk te wachten. De laatste keer dat we een grote uitvaart van een vorst hebben gehad was begin 1900. Maar let wel; dat was een tijdperk zonder social media.” Een wereld die bijna haaks lijkt te staan op de global village waarin we nu leven. 

Dat er uiteindelijk zo’n 25 miljoen Britten en zo'n 4 miljard kijkers wereldwijd meekeken met de uitvaart, was voor Aiken toch een verrassing: “Maar ik ben er eigenlijk ontzettend trots op dat er vanuit de hele wereld is stilgestaan bij de uitvaart van onze Queen.” Van Kenia en Nigeria, en van Australië tot Canada. 

“Belangstelling van deze aard hadden we niet verwacht. Het is een prachtig afscheid geworden. Tegelijkertijd een ontzettend eervolle en respectvolle introductie van King Charles III.”

David Beckham vs. De Telegraph

Of de operatie vlekkeloos verliep, na jarenlang oefenen en scenario-sessies? “Iets gaat nooit precies zoals je het hebt uitgedacht. Maar uiteindelijk heeft de kijker dat helemaal niet door”, lacht Aiken. “Je moet situaties ook in perspectief kunnen zetten. Tijdens een bijeenkomst met een aantal ministers was er een discussie over een paragraaf in de Telegraph dat door zo’n 100.000 mensen gelezen wordt. Terwijl David Beckhams TikTok-filmpje een aantal miljoen keer werd bekeken.”
Voor collega-communicatieprofessionals heeft Aiken een drietal praktische tips, mocht je ooit verantwoordelijk zijn voor zo’n grote operatie: 

1. Wees constant in je berichtgeving: “Het is natuurlijk moeilijk om grip te hebben op een acute situatie. Toch moet je de proberen om zoveel mogelijk helderheid te geven, en aan te voelen wat je publiek wil. In dit geval was dat; het bewijzen van een laatste eerbetoon aan hun koningin. Dan is het het belangrijkste om daarop aan te sluiten.”
2. Failing to prepare, means preparing to fail: “Ook al hebben we alle scenario’s oneindig vaak uitgedacht en geoefend; we wisten dat er wel iets anders zou verlopen dan we hadden gepland. Tegelijkertijd heeft ‘de kijker’ dat niet door. Als je een show bekijkt, weet je ook niet of een paard linksom of rechtsom had moeten lopen. Het is eenvoudig om je over zulke details zorgen te maken, terwijl het eigenlijk heel banaal is.”
3. Show, don’t tell: “We wilden geen persconferenties met ministers en bekenden. We hebben mensen de mogelijkheid geboden om tot actie over te gaan, door de gelegenheid te krijgen om afscheid te nemen van hun koningin. Dát proces hebben we in beeld gebracht.”

Aiken: “Het was een hectische periode voor mij en mijn team. Maar vooral een ontzettende eer om bij te mogen dragen aan de uitvaart van onze koningin.”